Рассылка AraxGroup

Бета-версия программы "Регистрация документов организации 5.0"

01.09.2023 Представлена Бета-версия программы Регистрация документов организации 5.0, предназначенной для автоматизации работы канцелярии.

Программа позволит вести журналы входящих, исходящих и внутренних документов, организовать электронный архив, осуществлять быстрый поиск по карточкам документов и файлам.

В ней можно отслеживать контрольные сроки, распределять поручения по зарегистрированным документам среди сотрудников, каждый будет видеть только предназначенные ему документы, и вести контроль их исполнения, а также осуществлять e-mail рассылки.

Программа может работать под Linux, Windows и MacOS, для хранения данных есть возможность использования PostgreSQL, MS SQL Server и SQLite.

Текст интерфейса вынесен в отдельные файлы,что делает крайне простыми кастомизацию или локализацию программы.

В программе есть три основных журнала, для входящих, исходящих и внутренних документов, для которых можно печатать отчеты, документы по шаблонам и формировать графики зарегистрированных/исполненных документов.

Для начала работы можно загрузить информацию из файлов xlsx и быстро начать работать с Вашими данными.

По внесенным записям автоматически формируются графики, отображающие исполнение документов, и руководителю будет просто проконтролировать эффективность работы сотрудников.

В журналах можно осуществлять поиск по карточкам и файлам, поддерживаются форматы pdf, docx и графические форматы, например png, jpg и bmp.

Результат поиска можно вывести в виде отчета в формате xlsx, который формируется без необходимости установки MS Office и может открываться в любой установленной программе для электронных таблиц, например LibreOffice, OpenOffice или любой другой.

Кроме быстрого сквозного поиска по всем полям есть раздел Фильтров, с возможностью искать как по каждому параметру в отдельности, так и по любой их комбинации.

Удобная карточка наглядно представляет все реквизиты зарегистрированного документа, к карточке можно прикрепить файлы, содержимое которых при добавлении читается нейросетью и заносится в базу для дальнейшего поиска по файлам.

В программе есть возможность прикрепления собственных шаблонов в формате docx и и формирования документов из карточек на базе пользовательских шаблонов.

Для формирования документов наличие на компьютере MS Word не требуется, для открытия может быть использована любая программа, например, бесплатный OpenOffice Writer.

Кроме основного исполнителя по документу и контрольного срока с разной периодичностью (разово, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно), можно указать в карточке любое количество дополнительных исполнителей со своими контрольными сроками.

За заданное количество дней до контрольного срока документ окрасится в красный, либо другой цвет, по выбору пользователя, и о наличии таких документов сообщит мигающий значек в виде колокольчика.

При нажатии на такой колокольчик в конкретном журнале будут показаны "окрашенные" документы.

Также можно "расписать" документ пользователям, которые не являются ответственными по документу.

Кроме светлой в программе есть "стильная" темная тема, что позволит комфортно работать при любом освещении, а адаптивный интерфейс сделает работу удобной на любом экране.

Поиск по файлам документов с помощью нейросети позволит быстро и эффективно находить любую информацию в вашем электронном архиве.

Расширенные фильтры по реквизитам дают возможность формирования практически любого отчета для руководителя.

Наличие справочников ускоряет и формализует ввод информации, минимизируя возможность ошибок при вводе.

Программа позволяет вести учет документов любого количества организаций.

Для каждой организации можно настроить автоматические правила формирования номеров документов для любого из журналов.

Пользователям программы можно назначить один из трех интерфейсов, Администратор, Оператор или Пользователь, который имеет возможность только просмотра документов без возможности редактирования.

Также можно в профиле пользователя установить дополнительные опции, например, чтобы пользователь видел или мог редактировать только "свои" документы, т.е. в которых он указан как отправитель, получатель, исполнитель или один из ответственных или пользователей документа.

В программе можно включить или отключить вход по паролю, включить проверку уникальности номера документа, настроить цвета документов, находящихся на контроле и закрытых документов.

Также можно указать за сколько дней до контрольного срока будет срабатывать напоминание.

Ведется логирование основных действий пользователей и руководитель всегда будет знать, во сколько его сотрудники начали работу и какие действия в программе совершали.

В случае, если в справочниках указаны e-mail адреса, программа позволяет организовать e-mail рассылку по связанным с зарегистрированным документам лицам, в том числе с прикреплением файлов.

Внутренняя почта даст возможность сотрудникам обмениваться сообщениями внутри программы без использования интернета.

О наличии новых сообщений программа проинформирует с помощью колокольчика, есть возможность поиска по сообщениям.

Выдвигаемое меню позволит растянуть нужный журнал на весь экран, скрыв не нужное в процессе работы с конкретным журналом боковое меню.

Скачать бесплатную версию на 1 компьютер под управлением Windows можно по адресу https://araxgroup.ru/rdo/

Программы для организаций

Обновление программы Сотрудники предприятия 2.8.3

Версия для Linux программы "Регистрация документов организации 5.0"

Обновление программы Сотрудники предприятия 2.8.3

Бета-версия программы "Регистрация документов организации 5.0"

Новая версия 2.5 программы Проходная