Где посмотреть краткую справку по программе
Краткая справка к программе Регистрация Документов Организации 4.9
Описание процесса установки можно посмотреть по адресу /content/view/28/72/
Руководство пользователя представлено по адресу /regdok/
Файл дистрибутива doks.exe
По умолчанию программа устанавливается в папку Program Files\doks49
Папку рекомендуется поменять. Путь должен быть без пробелов.
Программный файл vxis.exe
В случае, если у Вас отсутствуют библиотеки MS Visual Fox Pro, то при первом запуске программы могут выдать сообщение "Cannot locate Microsoft Visual Fox Pro library", тогда Вам необходимо скачать дистрибутив "Библиотеки MS Visual Fox Pro 9.0"(размер 8Мб) по адресу /libs9X.exe , и установить его для добавления в Windows всех необходимых библиотек.
При работе с программой в сети: необходимо произвести инсталляцию библиотек на каждом компьютере, где будет запускаться программа.
После этого установить программу на "сервер" и запускать через "ярлык" с "сервера".
Права доступа к папке с программой для всех работающих с программой должны быть полные.
Ярлык лучше выводить через сетевой диск.
При запуске будет предложено ввести имя пользователя и пароль:
Имя пользователя по умолчанию: 1
Пароль по умолчанию: 1
Добавить/изменить имя пользователя/пароль:
Пункт меню Сервис/Изменение пользователя и пароля.
Перед началом работы заполните реквизиты организации в меню Сервис-Организации и сделайте ее текущей.
Пункт меню "Сервис - Настройка автозаполнения" -При проставленной галке "Включить автозаполнение" при добавлении новых записей в журналах входящих, исходящих и внутренних документов номер формируется автоматически по правилу: ПРЕФИКС+НОМЕР СЧЕТЧИКА для соответствующего журнала. Возможность изменения номеров счетчиков и префиксов для журналов входящих, исходящих и внутренних документов.
Пункт меню "Сервис - Настройка интерфейса" - Можно отключить заставку, вход по паролю, настроить напоминание по сроку исполнения для ответственных исполнителей первого и второго уровня для входящих и внутренних документов, изменить цвет оповещения по дате контроля в журналах.
Пункт меню "Сервис - Архивация" -резервное копирование базы в выбранную папку (носитель)
Для загрузке из архива/предыдущих версий выберите пункт меню "Сервис - загрузка из архива/предыдущих версий" и следуйте инструкциям.
При загрузке текущая база программы будет удалена.
Пункт Меню Регистрация-Входящие/Исходящие/Внутренние:
Имеется три закладки: Входящие, Исходящие и Внутренние документы.
Входящая корреспонденция
Возможность выборки по году, месяцу, типу документа.
Кнопка "Добавить пункт" добавление входящего.
Кнопка "Удалить пункт" удаление входящего.
Кнопка "Карточка" просмотр информации по входящему, удобный доступ. ВСТАВКА ФОТО ВХОДЯЩЕГО ТОЛЬКО ИЗ КАРТОЧКИ!!!
Кнопка "Все записи" - показать все записи журнала.
Кнопка "Печать" - печать журнала входящих.
Кнопка "ПОИСК" - поиск по журналу входящих по типу носителя, отправителю, получателю, теме, местонахождению.
Кнопка "Приложения" Приложения к входящему с возможностью вставки фото.
Движение:
Кнопка "Ответственные 1-го уровня" список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по входящему.
Кнопка "Ответственные 2-го уровня" список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по входящему.
Исходящая корреспонденция
Возможность выборки по году, месяцу, типу документа.
Кнопка "Добавить пункт" добавление исходящего.
Кнопка "Удалить пункт" удаление исходящего.
Кнопка "Карточка" просмотр информации по исходящему, удобный доступ. ВСТАВКА ФОТО ИСХОДЯЩЕГО ТОЛЬКО ИЗ КАРТОЧКИ!!!
Кнопка "Все записи" - показать все записи журнала.
Кнопка "Печать" - печать журнала исходящих.
Кнопка "ПОИСК" - поиск по журналу исходящих по типу носителя, отправителю, получателю, исполнителю, теме, местонахождению.
Кнопка "Приложения" Приложения к исходящему с возможностью вставки фото.
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Возможность выборки по году, месяцу, типу документа.
Кнопка "Добавить пункт" добавление документа.
Кнопка "Удалить пункт" удаление документа.
Кнопка "Карточка" просмотр информации по документу, удобный доступ. ВСТАВКА ФОТО ДОКУМЕНТА ТОЛЬКО ИЗ КАРТОЧКИ!!!
Кнопка "Все записи" - показать все записи журнала.
Кнопка "Печать" - печать журнала внутренних документов.
Кнопка "ПОИСК" - поиск по журналу внутренних документов по наименованию, инициатору, на кого распространяется, содержанию, местонахождению.
Кнопка "Приложения" Приложения к внутреннему документу с возможностью вставки фото.
Движение:
Кнопка "Ответственные 1-го уровня" список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по внутреннему документу.
Кнопка "Ответственные 2-го уровня" список ответственных 1-го уровня за исполнение резолюции по внутреннему документу.
Шаблоны карточек
При работе в MS Word
Шаблон карточки *.DOT: в меню Сервис-Настройки программы при установленной галочке "Карточки в MS Word на базе шаблонов" имеется возможность добавлять/редактировать шаблоны.
Правила создания шаблонов в MS WORD:
Создаем файл шаблона (новый либо из уже существующих), в качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы". Для этого надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" - "Панели инструментов" - "Формы").
Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы".
Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы.
Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение - оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word.
Соответствие значений закладок полям программы Регистрация документов организации:
Входящая корреспонденция
ТекстовоеПоле1 - № входящего
ТекстовоеПоле2 - Дата входящего
ТекстовоеПоле3 - Дата входящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле4 - Носитель
ТекстовоеПоле5 - Тип документа
ТекстовоеПоле6 - Отправитель
ТекстовоеПоле7 - № исходящего
ТекстовоеПоле8 - Дата исходящего
ТекстовоеПоле9 - Получатель
ТекстовоеПоле10 - Наименование документа
ТекстовоеПоле11 - Краткое содержание документа
ТекстовоеПоле12 - Исполнитель
ТекстовоеПоле13 - Дата наложения резолюции
ТекстовоеПоле14 - Резолюция
ТекстовоеПоле15 - Наш исходящий номер
ТекстовоеПоле16 - Дата нашего исходящего
ТекстовоеПоле17 - Дата исполнения
ТекстовоеПоле25 - Дата контроля
ТекстовоеПоле18 - Контроль
ТекстовоеПоле19 - Отметка об исполнении
ТекстовоеПоле20 - Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле21 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле22 - Количество листов
ТекстовоеПоле23 - Номера страниц
ТекстовоеПоле24 - Дата получения документа исполнителем
Исходящая корреспонденция
ТекстовоеПоле31 - № исходящего
ТекстовоеПоле32 - Дата исходящего
ТекстовоеПоле33 - Дата исходящего в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле34 - Номер входящего
ТекстовоеПоле35 - Дата входящего
ТекстовоеПоле36 - Носитель
ТекстовоеПоле37 - Тип документа
ТекстовоеПоле38 - Получатель
ТекстовоеПоле39 - Отправитель
ТекстовоеПоле40 - Исполнитель
ТекстовоеПоле41 - Тема исходящего
ТекстовоеПоле42 - Местонахождение (№ дела)
ТекстовоеПоле43 - Дата контроля
ТекстовоеПоле44 - Контроль
ТекстовоеПоле45 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле46 - Количество листов
ТекстовоеПоле47 - Номера страниц
ТекстовоеПоле48 - Дата исполнения
ТекстовоеПоле49 - Наименование документа
Внутренние документы
ТекстовоеПоле61 - № документа
ТекстовоеПоле62 - Дата документа
ТекстовоеПоле63 - Дата документа в формате ЧЧ месяц ГГГ
ТекстовоеПоле64 - Дополнительный номер
ТекстовоеПоле65 - Тип документа
ТекстовоеПоле66 - Распространяется на
ТекстовоеПоле67 - Инициатор
ТекстовоеПоле68 - Исполнитель
ТекстовоеПоле69 - Название
ТекстовоеПоле70 - Содержание
ТекстовоеПоле71 - Местонахождение
ТекстовоеПоле72 - Дата контроля
ТекстовоеПоле73 - Контроль
ТекстовоеПоле74 - Количество экземпляров
ТекстовоеПоле75 - Количество листов
ТекстовоеПоле76 - Номера страниц
ТекстовоеПоле77 - Дата получения документа исполнителем
ТекстовоеПоле78 - Дата исполнения
Общие
ТекстовоеПоле100 - Наименование организации
При работе в OO Writer
Сначала создаем шаблон договора. Пишем стадартный текст, в местах где надо будет
вставлять свою информацию вставляем поля ввода. Делается это следующим образом:
1) в меню "Вставка"->"Поля"->"Дополнительно..."; (в англоязычном Insert-Fields-Other)
2) в открывшемся окне выбираем закладку "Функции" (Functions);
3) на закладке выбираем из списка тип поля "Поле ввода" (Input Field);
4) пишем в поле "Подсказка" уникальное название этого поля (В английском варианте кнопка Insert, заполняем текстовое поле).
Сохраняем документ с расширением doc. Шаблон готов.
Для OpenOffice Writer можно использовать шаблоны MS Word с расширением DOT
Общие рекомендации
Настройка параметров почтового сервера производится в разделе меню Сервис-Настройки программы-Настройка отправления почты.
Gen -Для входа в gen-поле два раза по нему щелкнуть. Появиться просмотр. Потом еще два раза щелкнуть для редактирования. Можно вставлять файлы любых форматов.с помощью соответствующей кнопки.(MS Word, MS Excel, JPG, итд. В Обзоре файлов при заполнении gen - поля переставьте Тип файлов с File на All Files, и выберите нужный вам файл.
Memo- Текстовое поле. Для входа в memo-поле два раза по нему щелкнуть
Для добавления новых записей используйте кнопки "Новый Документ", "Добавить пункт" в соответствующих журналах.
Для удаления записей используйте кнопки "Удалить запись", "Удалить в соответствующих журналах.
Кнопка "Все записи" отображает все записи соответствующего журнала.
В полях, заполняемых из справочников, для вызова справочников дважды щелкните по соответствующему полю.
Скачать программу «Регистрация документов организации 4.9»
Документация программы «Регистрация документов организации 4.9»
Как установить программу «Регистрация документов организации 4.9»