Как создать новый договор.

В правой части Журнала договоров (рис. 2) вы видите группу кнопок под общим названием Работа с Договором. Чтобы создать новый договор нужно нажать на кнопку со значком

. Тогда откроется окно Ввод договора, показанное на рис 2.1.

рис. 2

рис. 2.1

Важно знать, что:

-поля, которые заполняются из справочников,

-поля, которые заполняются автоматически,

- поля, которые заполняются вручную.

При вводе договора нужно пользоваться правилом: заполнять поля сверху вниз и слева направо. Теперь рассмотрим, как заполнять каждое из полей договора. Заполнять будем в правильной последовательности.

1. Регистрационный номер: нажимаете на белое поле и набираете на клавиатуре регистрационный номер договора (рис. 2.2).

рис. 2.2

2. Дата заключения и Дата истечения действия договора: cтавите курсор в крайне левое положение белого поля "даты заключения", и начинаете вводить дату, не обращая внимание на точки. После заполнения этого поля, курсор автоматически переходит на поле возле "даты истечения действия договора". В том случае, если вы ввели неправильно дату (13-й месяц, 32-й день и т.д.), то в правом верхнем углу экрана появится сообщение Invalid Date. В итоге получается так, как показано на рис. 2.3, 2.4.

рис. 2.3 | | рис. 2.4

3. Оповещать за: нажимаете на белое поле и вводите то количество дней, за которое программа будет вас оповещать. Оповещение происходит, если: включена функция оповещения (Журнал договоров—Работа с журналом—Оповещение), договор не закрыт (раздел "Как создать новый договор ").

4. Классификация договора: при нажатии на салатовое поле откроется окно "Классификация договоров" (рис. 2.5).

рис. 2.5

Подводите курсор мыши к нужному вам варианту классификации и нажимаете на него. Затем нажимаете на кнопку Ввод (рис. 2.6).

рис. 2.6

В этом окне также есть возможность добавить новый пункт и удалить старый.

Добавить пункт: нажимаете на кнопку Добавить пункт. Строчка под "Поле1" закрашивается синим цветом. Клавиатурой набираете новый вариант классификации договора. Затем нажимаете на верхнее белое поле в столбце "Код". Клавиатурой набираете код (иначе номер под которым у вас будет храниться новый пункт). При нажатии на заголовок поля

происходит упорядочивание.

Удалить пункт: выбираете любой пункт и нажимаете на кнопку Удалить пункт. Программа спросит вас "Удалить эту запись?". Вы нажимаете "Да".

Отдельное внимание стоит уделить столбцу под заголовком Шаблон договора. В данном столбце хранится либо текстовый шаблон договора в случае, если в Меню Сервис-Настройки программы отключена галочка "Шаблон договора в MS Word". Если режим "Шаблон договора в MS Word" включен, то в данном столбце хранится имя файла шаблона *.dot

Нажав на кнопку в данном столбце, либо дважды нажав на верхнее "Memo-поле" открываем блокнот. Здесь представлен шаблон договора (рис. 2.7). Он пишется вручную.

рис. 2.7

Если открыть второе "memo-поле", то увидим - оно пустое. В нём вы должны набрать или скопировать туда (например , из первого "Memo-поля") шаблон договора. Если поле заполнено , то "Memo" с большой буквы "M". Если поле пустое, то "memo" с маленькой "m". Следует знать, что каждому пункту классификации договоров соответствует своё "Memo-поле".

5. Шаблон договора: дважды нажимая на "Memo-поле" открываем шаблон текста договора. Шаблон можно сформировать из любого поля через буфер Windows. Из любой программы (блокнот, word и т.д.) копируется текст документа. Нажав на правую кнопку мыши в окне шаблона, выбираете пункт меню Paste (либо Вставить). Далее шаблон надо подредактировать. Пробелами выставить отступы (Tab не использовать), где перевод строки - добавить Enter.

Шаблон договора *.DOT: выберите позицию и нажмите кнопку "Привязать шаблон договора".

Затем выберите шаблон в папке "Шаблоны документов" в папке с программой, либо созданный Вами шаблон договора, и нажмите кнопку ОК, привязав шаблон к пункту классификации.

Правила создания шаблонов в MS WORD:

Создаем файл шаблона (новый либо из уже существующих), в качестве вставляемых объектов в документ Word используются "Поля формы". Для этого надо активизировать в MS Word специальный ToolBar с именем "Формы" (Пункт главного меню "Вид" - "Панели инструментов" - "Формы").

Нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для включения затенения полей формы. Вставляем курсор на нужное место в шаблоне и нажимаем на панели инструментов "Формы" самую левую иконку с буквами "ab". В текущее место шаблона будет вставлен специальный объект "Поле формы".

Дважды щелкните левой клавишей мыши по "Полю формы" и откроется дополнительное окно свойств этого объекта. Сейчас нас интересует его свойство "Закладка". Это и будет то самое, символьное обозначение объекта, по которому к нему можно будет обратиться из программы.

Это обозначение (закладка) может быть любое. Единственное ограничение - оно должно быть уникально в пределах всего шаблона. Впрочем, за этим проследит сам Word.

Соответствие значений закладок полям программы Ведение договоров:

"ТекстовоеПоле1" - Номер договора
"ТекстовоеПоле121" - Краткое содержание договора
"ТекстовоеПоле2" - Город (из карточки филиала)
"ТекстовоеПоле3" - Дата договора
"ТекстовоеПоле127" - Дата окончания срока действия договора
"ТекстовоеПоле21" - Наименование контрагента
"ТекстовоеПоле4" - Контрагент по договору - юр. лицо (полное наименование)
"ТекстовоеПоле122" - Краткое наименование юр.лица/ФИО физ.лица либо инд. предпринимателя
"ТекстовоеПоле123" - Паспортные данные физ.лица либо инд. предпринимателя
"ТекстовоеПоле22" - Юридический адрес контрагента-юр. лица (либо адрес физ.лица/инд. предпринимателя)
"ТекстовоеПоле26" - ИНН контрагента
"ТекстовоеПоле27" - КПП контрагента (юр. лица)
"ТекстовоеПоле130" - ОГРН контрагента (юр. лица и ИП)
"ТекстовоеПоле23" - Расс. счет контрагента + в каком банке
"ТекстовоеПоле143" - Рас. счет контрагента
"ТекстовоеПоле144" - Банк контрагента
"ТекстовоеПоле24" - Корр. счет контрагента
"ТекстовоеПоле25" - БИК контрагента
"ТекстовоеПоле103" - В каком банке корр.счет контрагента
"ТекстовоеПоле128" - Номер лицевого счета контрагента (для физ. лица)
"ТекстовоеПоле28" - ОКПО контрагента (юр, ИП)
"ТекстовоеПоле29" - ОКВЭД контрагента (юр, ИП)
"ТекстовоеПоле129" - ОКОНХ контрагента (юр, ИП)
"ТекстовоеПоле5" - Номер в едином государственный реестре юридических лиц контрагента
"ТекстовоеПоле6" - Серия свидетельства ЕГРЮЛ контрагента
"ТекстовоеПоле7" - Номер свидетельства ЕГРЮЛ контрагента
"ТекстовоеПоле8" - Дата свидетельства ЕГРЮЛ контрагента
"ТекстовоеПоле9" - Должность + ФИО руководителя контрагента
"ТекстовоеПоле11" - На основании чего действует руководитель фирмы контрагента
"ТекстовоеПоле39" - Должность руководителя фирмы контрагента
"ТекстовоеПоле40" - Наименование фирмы контрагента
"ТекстовоеПоле79" - Должность, ФИО руководителя фирмы контрагента для подписи
"ТекстовоеПоле124" - Телефон контрагента
"ТекстовоеПоле12" - Наименование филиала
"ТекстовоеПоле30" - Наименование филиала
"ТекстовоеПоле148" - Краткое наименование филиала
"ТекстовоеПоле31" - Юридический адрес филиала
"ТекстовоеПоле35" - ИНН филиала
"ТекстовоеПоле36" - КПП филиала
"ТекстовоеПоле142" - ОГРН филиала
"ТекстовоеПоле32" - Расс. счет филиала + в каком банке
"ТекстовоеПоле145" - Рас. счет филиала
"ТекстовоеПоле146" - Банк филиала
"ТекстовоеПоле33" - Корр. счет филиала
"ТекстовоеПоле34" - БИК филиала
"ТекстовоеПоле104" - В каком банке корр.счет филиала
"ТекстовоеПоле37" - ОКПО филиала
"ТекстовоеПоле38" - ОКВЭД филиала
"ТекстовоеПоле41" - Должность руководителя фирмы филиала
"ТекстовоеПоле42" - Наименование фирмы/ филиала
"ТекстовоеПоле80" - Должность, ФИО руководителя фирмы филиала для подписи
"ТекстовоеПоле13" - Номер в едином государственный реестре юридических лиц филиала
"ТекстовоеПоле14" - Серия и номер свидетельства ЕГРЮЛ филиала
"ТекстовоеПоле15" - Дата свидетельства ЕГРЮЛ филиала
"ТекстовоеПоле16" - Где зарегистрирован филиал
"ТекстовоеПоле17" - Номер свидетельства о регистрации
"ТекстовоеПоле18" - Дата свидетельства о регистрации
"ТекстовоеПоле19" - Должность + ФИО руководителя филиала
"ТекстовоеПоле90" - На основании чего действует руководитель филиала
"ТекстовоеПоле76" - Адрес поставки
"ТекстовоеПоле77" - Адрес поставки
"ТекстовоеПоле78" - Дата поставки
"ТекстовоеПоле43" - Сумма договора
"ТекстовоеПоле44" - Сумма договора прописью
"ТекстовоеПоле151" - Сумма договора без НДС
"ТекстовоеПоле152" - Сумма договора без НДС прописью
"ТекстовоеПоле45" - НДС по договору
"ТекстовоеПоле46" - НДС по договору прописью
"ТекстовоеПоле63" - Аванс
"ТекстовоеПоле64" - Сумма аванса
"ТекстовоеПоле65" - Сумма аванса прописью
"ТекстовоеПоле66" - НДС аванса
"ТекстовоеПоле67" - НДС аванса прописью
"ТекстовоеПоле125" - Условия оплаты
"ТекстовоеПоле126" - Форма оплаты
"ТекстовоеПоле140" - Почтовый адрес филиала
"ТекстовоеПоле141" - Почтовый адрес контрагента
"ТекстовоеПоле147" - Номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования контрагента-физлица

Акты сдачи-приемки

"ТекстовоеПоле301" - Дата акта сдачи-приемки
"ТекстовоеПоле302" - Номер акта сдачи приемки
"ТекстовоеПоле303" - Период акта сдачи приемки с даты
"ТекстовоеПоле304" - Период акта сдачи приемки с даты (месяц прописью)
"ТекстовоеПоле305" - Период акта сдачи приемки по дату
"ТекстовоеПоле306" - Период акта сдачи приемки по дату (месяц прописью)
"ТекстовоеПоле307" - Наименование периода в формате Месяц+Год
"ТекстовоеПоле308" - Сумма по акту сдачи-приемки
"ТекстовоеПоле309" - Сумма по акту сдачи-приемки прописью
"ТекстовоеПоле310" - НДС по акту сдачи-приемки
"ТекстовоеПоле311" - НДС по акту сдачи-приемки прописью
"ТекстовоеПоле312" - Сумма Итого по акту сдачи-приемки
"ТекстовоеПоле313" - Сумма Итого по акту сдачи-приемки прописью

Дополнительные соглашения

"ТекстовоеПоле321" - Дата доп. соглашения
"ТекстовоеПоле322" - Номер доп. соглашения
"ТекстовоеПоле323" - Описание доп. соглашения
"ТекстовоеПоле324" - Сумма по доп. соглашению
"ТекстовоеПоле325" - Сумма по доп. соглашению прописью
"ТекстовоеПоле326" - В том числе НДС по доп. соглашению
"ТекстовоеПоле327" - В том числе НДС по доп. соглашению прописью
"ТекстовоеПоле328" - Дата контроля
"ТекстовоеПоле329" - Примечание

Предположим, что значение закладки в по умолчанию "ТекстовоеПоле1". Тогда измените его содержимое на требуемое.

После завершения создания шаблона нажмите на панели инструментов "Формы" иконку с буквой "a" для отключения затенения полей формы, сохраните файл как шаблон с любым именем, затем добавьте его из программы.

По аналогичным правилам формируются и привязываются шаблоны дополнительных документов к договору (кнопка "Доп.документы")